<p>Глава 2 Документооборот организации</p>
<p>2.1 Работа с архивными документами</p>
<p>2.2 Приём документов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности</p>
<p>Согласно Приказу ректора Саратовского государственного социально-экономического университета я, Шахбалаева Анжела Мирзакеримовна, проходила практику в Государственном архиве Саратовской области с 22 июня по 20 июля. Моим непосредственным руководителем была начальник отдела ведомственных архивов и делопроизводства Волкова Ольга Георгиевна.</p>
<p>Данная организация была образована решением Саратовского губисполкома от 4 июля 1918 года. В 1923г. губернский архивный фонд был разделен на архив Октябрьской революции (АОР) и исторический архив. Основную часть исторического архива составили документы, собранные членами Саратовской ученой архивной комиссии, созданной в 1886г. краеведами-любителями.</p>
<p>Родоначальницей архивного дела в Саратовском крае является Саратовская ученая архивная комиссия (СУАК), созданная в декабре 1886 года. Наиболее важными итогами деятельности комиссии стало создание, помимо музея и библиотеки, исторического архива. Начало государственной архивной службе в нашей стране положил подписанный В.И. Лениным декрет СНК от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела», ликвидировавший ведомственные архивы в правительственных учреждениях. Он объявил все документы старой и новой России народным достоянием. Отныне они стали составлять единый Государственный архивный фонд. Саратовский губернский архив (непосредственный предшественник Государственного архива Саратовской области) был создан во исполнение ленинского декрета в соответствии с постановлением Саратовского губисполкома от 1 июля 1918 года. Первыми в губернский архив поступили документы ликвидированных дореволюционных учреждений и архив СУАК, прекратившей свою деятельность в 1919 году. За 90 лет существования Государственный архив Саратовской области стал одним из крупнейших областных архивов России. В нем хранится около 1 млн. дел, отражающих всевозможные аспекты хозяйственной, политической, культурной жизни Саратовской губернии (края, области). Наиболее ранние из них находятся в фонде Саратовской ученой архивной комиссии. Это многочисленные рукописные списки с жалованных грамот, купчих, челобитных XVI - XVII веков.</p>
<p>В 1928г. в связи с изменениями административно-территориального деления губернский архив преобразован в Нижневолжский краевой, в 1934г. - в Саратовский краевой, а с образованием в 1936 г. Саратовской области - в областной архив. В 1941 г. в соответствии с постановлением СНК СССР № 723, утверждающем сеть государственных архивов исторический архив и АОР были объединены в государственный архив Саратовской области (ГАСО) с филиалами в гг. Балашове, Вольске, Пугачеве, Энгельсе. В 1975 г. был создан филиал ГАСО в г. Балакове, в 1999 г. этот филиал прекратил свое существование, его документы вошли в состав архивного отдела муниципального образования Балаковского района Саратовской области. До 18 августа 2005 года ГАСО имело 4 филиала - в гг. Балашове, Вольске, Пугачеве, Энгельсе.</p>
<p>Распоряжением Правительства Саратовской области от 7 июля 2005 года №187-Пр на базе филиала Государственного архива Саратовской области в.г. Энгельсе создано государственное областное учреждение «Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе».</p>
<p>Распоряжением Правительства Саратовской области от 15 июля 2005 года №205-Пр создано областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области» (ОГУ ГАСО). Государственное учреждение создано на базе существующего ГАСО в пределах существующей численности работников архивов. Учредителем ОГУ выступает управление по делам архивов Правительства Саратовской области.</p>
<p>ГАСО хранит 2074 фонда, в которых находится около 1 млн. архивных дел. Документы отражают историю развития Саратовской губернии, края, области с середины XVIII до конца XX века.</p>
<p>2074 фф. 963955 ед. хр. за период с середины XVIII в. по 2000 г. (отдельные документы с начала в. имеются копии документов XVI в. сделанные не ранее XVII в.); фонды учреждений - 1979 фф. (862425 ед. хр. за 1750-1999 гг.), личные фонды - 56 фф. (10936 ед. хр. за 1800-2000, отдельные документы XVIII в.), научно-техническая документация - 10238 ед. хр. за 1860-1989, фотодокументы - 28433 ед. хр. за 1900-2000, документы по личному составу учреждений - 80356 ед. хр.</p>
<p>Документы периода до 1917 г. характеризуют социально-экономическое состояние Саратовского наместничества и губернии - возникновение кустарного производства, рыболовных и соляных промыслов, мукомольных, маслобойных, сарпиночных и др. предприятий, участие населения губернии в крестьянской войне под руководством Е.И. Пугачева, освещают экономическое состояние помещичьих имений, подготовку и проведение реформы 1861 г. аграрной реформы П.А. Столыпина, жизнь, быт, культуру народов губернии.</p>
<p>Документы дореволюционных органов государственной власти и административного управления представлены в фондах Канцелярии саратовского губернатора (1782-1917), Губернского правления (1800-1917), губернских присутствий (1801-1818), Саратовского городского полицейского управления (1844-1847, 1862-1917), Саратовской конторы иностранных поселенцев (1750-1899). Имеются на хранении фонды сословного и местного самоуправления: Канцелярии саратовского губернского (1787-1886, 1895-1917) и уездных предводителей дворянства, Губернского дворянского депутатского собрания (1784-1917), Саратовской городской Думы (1787-1917), Саратовской мещанской, городской ремесленной управ, уездных земских управ.</p>
<p>На хранении находятся документы органов суда и прокуратуры: Саратовской палаты гражданского суда (1797-1799, 1869-1873, 1905-1909), Саратовского губернского и городовых магистратов, Саратовской судебной палаты (1871-1917), Саратовского окружного суда (1871-1918), а также документы Тюремного отделения Саратовского губернского правления, губернской и уездных тюрем. Органы политического сыска представлены документами Саратовского жандармского управления (1845-1853, 1863-1917), Поволжского районного охранного отделения (1907-1914), Саратовского охранного отделения (1902-1912).</p>
<p>ГАСО хранит материалы дореволюционных хозяйственно-экономических, промышленных, коммерческих учреждений: Саратовской губернской казенной палаты (1782-1918), Губернского акцизного управления (1862-1918), Губернского управления земледелия и госимуществ (1802, 1825-1918), Саратовской удельной конторы (1798-1865), Губернской землеустроительной комиссии (1906-1917), Крестьянского поземельного банка (1883-1917), Саратовской губернской чертежной канцелярии (1787-1917), фабрик, торговых домов. Развитие транспорта и связи в губернии показывают документы Рязано-Уральской железной дороги (1892-1917), Управления Саратовского почтово-телеграфного округа (1859-1918). Большой комплекс статистических источников по различным отраслям хозяйства отложился в фонде Губернского статистического комитета (1793-1815, 1827-1918).</p>
<p>Документы учреждений просвещения Саратовской губернии до 1917 г. представлены фондами Дирекции народных училищ (1833-1918), Саратовского университета (1909-1917), Саратовского Мариинского института благородных девиц (1846-1918), курсов, гимназий, реальных, профессиональных, начальных училищ. Состояние и развитие медицины и здравоохранения в губернии нашло отражение в документах Губернской врачебной управы (1838-1865), Врачебного отделения Саратовского губернского правления (1865-1917), общественных комитетов, приютов, лазаретов.</p>
<p>Имеется на хранении значительный комплекс документов религиозных учреждений - Саратовской духовной консистории (1799-1918), Саратовской духовной семинарии (1830-1918), Епархиального училищного совета (1884-1918), а также коллекция метрических книг церквей губернии.</p>
<p>Документы органов Советской власти и управления на территории Саратовской области в период после 1917 г. представлены в фондах исполкомов Саратовского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (1917-1928), Нижневолжского краевого Совета (1928-1934), уездных и волостных Советов. Имеются на хранении документы органов государственной власти и управления более позднего периода - Саратовского областного Совета и его исполнительных органов (1934-1993), Саратовского городского Совета (1917-1993), районных Советов г.Саратова. Информация об экономическом развитии региона содержится в фондах Саратовского губернского совета народного хозяйства (1918-1928), Совета народного хозяйства Приволжского экономического района (1944-1966), статистического управления Саратовской области (1934-1970), органов планирования, отраслевых отделов и управлений исполкомов, финансовых учреждений. Имеются на хранении фонды крупных объединений, заводов, фабрик, характеризующие становление и развитие в области топливной, машиностроительной, металлообрабатывающей и др. отраслей промышленности.</p>
<p>Экономические и социальные отношения в послеоктябрьский период на селе характеризуют документы Земельного управления губисполкома (1917-1928), Областного управления сельского хозяйства (1937-1966), трестов советских хозяйств, колхозов, совхозов, союзов сельскохозяйственной кооперации, МТС. Развитие транспорта отражено в документах Управления Приволжской железной дороги (1917-1929), трамвайно-троллейбусного управления (1917-1975), Саратовского речного порта (1931-1952).</p>
<p>В архиве имеются на хранении документы ряда научно-исследовательских институтов (института сельского хозяйства Юго-востока, института микробиологии и эпидемиологии и т.д.), учреждений связи, комплекс документов медицинских учреждений: отделов здравоохранения исполкомов, областного аптечного управления, областной санитарно- эпидемиологической станции и др. Культурное строительство в Саратовской области представлено документами отделов народного образования, ВУЗов, техникумов, рабфаков, училищ, театров, Приволжского книжного издательства, Нижневолжской студии кинохроники.</p>
<p>Архив хранит ряд фондов личного происхождения, среди них фонды саратовского губернатора М.Н. Галкина - Врасского; историка, археографа Н.В. Калачова; академика - лингвиста А.А. Шахматова (родовой фонд); саратовских помещиков Пустошкиных и Устиновых. За советский период документы личного происхождения отложились в фондах представителей творческой интеллигенции, участников Октябрьской революции и Великой Отечественной войны.</p>
<p>В ГАСО имеется несколько коллекций, в том числе краеведческих документов; листовок и прокламаций политических партий за 1883-1921гг.; документов по выборам в Советы и народные суды.</p>
<p>Научно-техническая документация представлена проектами застройки исторической части Саратова, строительства различных зданий и сооружений, проектами по техническим разработкам, планами научно-исследовательских и опытных работ научно-исследовательских и проектных институтов, СКБ, отчетами об их выполнении, научно-техническими и научными отчетами по законченным темам и др.</p>
<p>Фотодокументы ГАСО запечатлели проведение губернских, краевых, областных партконференций, съездов Советов, строительство промышленных предприятий в губернии и области, передовиков производства, памятники истории и культуры края.</p>
<p>В документах ГАСО имеются сведения по истории Астраханской, Волгоградской, Самарской, Оренбургской, Пензенской, Тамбовской областей.</p>
<p>Глава 1 Документирование деятельности организации[/b]
<p>[/b]
<p>За время прохождения практики я выполняла различные поручения начальника отдела. В мои функции входило:</p>
<p>- размножение документов на копировальном аппарате;</p>
<p>- подшивка документов в дела;</p>
<p>- уничтожение документов (согласно акту) с истекшим сроком хранения.</p>
<p>За период прохождения практики я ознакомилась со следующими нормативными документами:</p>
<p>- инструкция по работе с документами в ОГУ «ГАСО».</p>
<p>Кроме того, в процессе прохождения практики я собрала практические материалы, используемые в текущей деятельности отдела:</p>
<p>- ответ на письмо.</p>
<p>В данной организации используются различные виды документов: организационный устав областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» утверждённый приказом начальника правления по делам архивов Правительства Саратовской области от 9 августа 2005 года № 90/1 - 4, штатное расписание, организационная структура, положения о структурных подразделениях, должностная инструкция, регламент.</p>
<p>На основе данных нормативных документов оформляются организационно-распорядительные документы: приказы, решения дирекции.</p>
<p>Приказ - это локальный нормативный акт, издаваемый на основе единоначалия и используемый для регламентации деятельности организации по каким-либо текущим вопросам. Регламентация (с франц. reglamentacia) - означает установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, в данном случае имеется ввиду организационная. Приказы используются для оформления решений по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации.</p>
<p>Решение - это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов его деятельности. Решения имеют право также издавать заместители руководителя организации и руководители структурных подразделений.</p>
<p>Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Для этих целей используются информационно-справочные документы, таким образом, они составляют своеобразный базис любого управленческого процесса. Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.</p>
<p>Коммуникативную функцию выполняют письма. Они составляют большую часть объёма входящих и исходящих документов любой организации.</p>
<p>Письмо - это фактически единственный документ, в котором не используется реквизит «Наименование вида документа». При составлении текста письма следует избегать чересчур сложных предложений и формулировок. По возможности используются простые и понятные предложения.</p>
<p>К видам деловых писем следует относить:</p>
<p>· Письма ответы или отказы;</p>
<p>· Гарантийные письма и т.д.</p>
<p>1.2[/b]
<p>Основными видами деятельности Архива являются:</p>
<p>· Обеспечение сохранности и государственный учёт документов, хранящихся в Архиве;</p>
<p>· Комплектование Архива документами архивного фонда Саратовской области;</p>
<p>· Использование и публикация архивных документов;</p>
<p>· Информационное обеспечение юридических и физических лиц, как на безвозмездной, так и на платной основе, в соответствии с действующим законодательством;</p>
<p>· Создание информационно-поисковых систем, без данных по документам, хранящимся в Архиве;</p>
<p>· Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.</p>
<p>Архив не имеет в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Архив вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это служит и соответствует достижению целей, ради которых он создан, а также покрывать свои расходы за счёт иных поступлений, разрешённых законодательством.</p>
<p>Виды платных работ и услуг, выполняемых Архивом, определяются</p>
<p>Управлением по согласованию с Архивом и в соответствии с законодательством.</p>
<p>Находящиеся на хранении в Архиве документы образуют исторически сложившиеся комплексы архивных фондов. В состав документов Архива входят:</p>
<p>1. Архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Саратовской области, в том числе содержащие служебную и государственную тайну, на любых видах носителей, подлежащие постоянному государственному хранению, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности:</p>
<p>органов государственной власти, в том числе органов юстиции, суда, прокуратуры, органов исполнительной власти, государственных учреждений, организаций, предприятий, действовавших и действующих на территории Саратовской области;</p>
<p>учреждений религиозных конфессий, действовавших на территории области/губернии, края/ до момента отделения церкви от государства;</p>
<p>предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности.</p>
<p>Архивные фонды и архивные документы, поступившие в Архив в установленном порядке:</p>
<p>органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральной и муниципальной собственности;</p>
<p>негосударственных учреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;</p>
<p>юридических лиц, а также документы физических лиц личного происхождения, фамильные архивы, фотодокументы и другие документы, поступившие в Архив в установленном порядке.</p>
<p>1. Научная, проектная, технологическая, картографическая и другая документация, аудиовизуальные документы.</p>
<p>2. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории региона, хранящиеся в других российских и зарубежных архивах.</p>
<p>3. Учётные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов архива, в том числе входящие в состав справочно-информационного фонда и научно-справочной библиотеки Архива.</p>
<p>4. Документы Архивного фонда Саратовской области, находящиеся в муниципальной и частной собственности, поступают в государственную собственность области на хранение в Архив с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляются соглашением/договором/, заключённым между собственником документов и Архивом, после экспертизы их ценности.</p>
<p>Нормативные, организационно-распорядительные, и иные документы</p>
<p>(постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.), которые готовятся в архиве, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» могут использоваться следующие реквизиты:</p>
<p>- заголовок к тексту;</p>
<p>- отметка о контроле;</p>
<p>- отметка о наличии приложения;</p>
<p>- гриф согласования документа;</p>
<p>- визы согласования документа;</p>
<p>- отметка о завершении копии;</p>
<p>- отметка об исполнителе;</p>
<p>- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;</p>
<p>- отметка о поступлении документа в организацию;</p>
<p>- идентификатор электронной копии документа.</p>
<p>Для изготовления документов директора архива, его заместителя используются номерные бланки с гербом города Саратова. Структурные подразделения имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.</p>
<p>Характеристика общего бланка документа (Приложение 4).</p>
<p>Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4.</p>
<p>Устанавливаются следующие виды бланков:</p>
<p>- бланк резолюции (формат А6).</p>
<p>Бланки писем исполнены в чёрно-белом виде.</p>
<p>Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.</p>
<p>Бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии.</p>
<p>Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков. Макеты бланков документов разрабатываются в управлении по организации работы с документами и представляются на утверждение заместителю директора архива.</p>
<p>При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового формата, цвета и качества.</p>
<p>Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет поля (мм):</p>
<p>На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюции используются два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.</p>
<p>Проанализировав общий бланк документа, можно сделать вывод, что он составлен и оформлен, верно.</p>
<p>Для анализа можно использовать следующие распорядительные документы6</p>
<p>1. Устав организации (Приложение 5).</p>
<p>2. Распоряжение (Приложение 1).</p>
<p>3. Решение (Приложение 2).</p>
<p>Проекты постановлений, распоряжений имеют заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.</p>
<p>Во вступительной части кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи излагаются кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение не всегда имеет вступительную часть.</p>
<p>В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения.</p>
<p>Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т.п. написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.</p>
<p>Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя, начальником по организации работы с документами.</p>
<p>В бланке распоряжения (Приложение 1) и бланке решения (Приложение 2) не правильно оформлен реквизит дата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 100г. Слово год не пишется целиком.</p>
<p>Для анализа можно использовать следующие документы:</p>
<p>- телефонограмма (Приложение 3);</p>
<p>- ответ на письмо.</p>
<p>Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных обязанностях.</p>
<p>Телефонограмма оформлена с некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации - автора телефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.</p>
<p>Глава 2 Документооборот организации[/b]
<p>[/b]
<p>Работа с архивными документами начинается с просмотра описи дел архивного фонда.</p>
<p>Архивный фонд -- совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой определенный номер. Архивная опись -- основной учетный документ и одновременно справочник по содержанию документов фонда.</p>
<p>Опись фонда состоит из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В зависимости от категории фонда наличие в описи вспомогательного аппарата различно.</p>
<p>Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов всех категорий является заглавный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись.</p>
<p>Название фонда на заглавном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя менялось в течение периода, на который составлена опись, то на заглавном листе описи пишется сначала последнее название, а ниже -- все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.</p>
<p>На заглавном листе описи документов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем -- название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.</p>
<p>Важная часть архивной описи -- предисловие. Оно содержит краткую историю фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов фонда.</p>
<p>Собственно опись (систематизированный перечень заголовков дел) имеет следующую схему:</p>
<p>Номер по порядку соответствует номеру дела (единицы хранения) фонда.</p>
<p>Каждая опись имеет самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917г.:</p>
<p>1. Саратовское губернское жандармское управление (ф. 53)</p>
<p>2. Саратовское охранное отделение (ф. 57)</p>
<p>3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51)</p>
<p>В этих фондах нет сплошной валовой нумерации по описи, дела пронумерованы в пределах годовых разделов. Поэтому в требованиях на дела этих фондов необходимо указывать не только номер единицы хранения, но и год. Например: ф. 51, оп, 1905 г. д. 24.</p>
<p>Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи дел с литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование утраченные дела.</p>
<p>2.2[/b]
<p>ГАСО осуществляет экспертизу ценности с определением сроков хранения документов, их научно-техническую обработку, в том числе документов по личному составу, а также подготовку документов различных организаций г. Саратова к передаче на дальнейшее хранение в архивы города.</p>
<p>Комплектование - это систематическое пополнение архивного фонда РФ документами, имеющими научно-историческое значение, которое может быть использовано для изучения отраслей народного хозяйства региона и в целом страны.</p>
<p>Основная задача- это работа с ведомствами, которые бывают:</p>
<p>· Ведомственные (архивы предприятий, организаций в которых создаваемый ими документальный фонд хранят в собственном архиве)</p>
<p>Документальный фонд - это совокупность документов создаваемых в процессе деятельности.</p>
<p>Архивный фонд - это совокупность взаимоувязанных документов, имеющих постоянный срок хранения, которые по истечению предельного срока хранения в ведомствах передаются на государственное хранение в упорядоченном виде по описям вместе с научно-справочным аппаратом к ним. Архивный фонд формируется из документационного, путём отбора необходимых документов, который осуществляет специально созданная в организации экспертная комиссия.</p>
<p>Документы, включенные в архивный фонд, принято называть архивными. С позиции документоведения под архивным документом понимается социальная информация, закреплённая на материальном носителе, имеющая форму сообщения или оперативного документа и включённого с помощью системы специальных реквизитов, отвечающих за этот процесс.</p>
<p>Отнесение документов к архивному фонду Российской Федерации осуществляется на основе принципа историзма, системности и целостности, путём приведения критериев, то есть системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документа.</p>
<p>Документ (в пер. с лат.) поучительный пример или способ доказательства.</p>
<p>ГОСТ 16-487 даёт определение документу, как средство закрепления на определённом материале определённым способом сведений об объективном действительности и субъективной деятельности человека.</p>
<p>Реквизитами, дающими документу юридическую силу, являются:</p>
<p>Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"</p>
<p>Вводится единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Новый порядок не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.</p>
<p>Документы оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов. Допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов. Приведен перечень реквизитов документов. Состав реквизитов определяется видом и назначением документа.</p>
<p>Доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документооборот должен быть разделен на три потока: входящая, исходящая и внутренняя документация. Поступившая и создаваемая в органе документация подлежит регистрации.</p>
<p>Каждый орган формирует собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. Дела со сроком хранения до 10 лет уничтожаются.</p>
<p>Регламентирован порядок работы с электронными документами.</p>
<p>На основании данного порядка в федеральных органах исполнительной власти по согласованию с Росархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.</p>
<p>Источник комплектования - это учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых создаются документы значимые для данного региона или отрасли.</p>
<p>В первую очередь в источник комплектования входят органы законодательной исполнительной государственной власти, государственные учреждения и организации, а также организации и предприятия, отражающие весь спектр экономики, народного хозяйства, образования, науки, здравоохранения, культуры и т.д. которые функционируют в данное время в данном регионе.</p>
<p>Отбор организаций в списки источников комплектования производится в соответствии с нормативными документами после подробного изучения каждой организации, её функций, целей и задач, и масштаба деятельности в регионе.</p>
<p>В Саратовской области 12 тысяч организаций, из них в г. Саратове 212 организаций, только 4 тысячи организаций являются источниками комплектования.</p>
<p>Помещение для архивного хранения документов должно быть</p>
<p>Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которых различна.</p>
<p>Значительная часть документов имеет сведения разового применения, после использования, к которым больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течении ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную для науки и практики. Такие документы должны храниться вечно.</p>
<p>Экспертиза ценностей документов - это отбор документов для дальнейшего хранения, если данные дела имеют длительный срок хранения или отбор к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, которые утратили практическую ценность.</p>
<p>Экспертиза производится на основании перечней с указанием сроков хранения и номенклатур дел. Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в Государственном архиве.</p>
<p>1 этап - это определение ценностей документов. Можно считать составление номенклатур дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.</p>
<p>2 этап - уже самих документов проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при подготовке документов к длительному хранению или сдачи в архив организации.</p>
<p>3 этап - снова уточняют ценность документов, но уже при передаче их на постоянное хранение из архива организации в Государственный архив.</p>
<p>Экспертиза ценностей документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой управления действует центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений.</p>
<p>Результатом экспертизы является разделение документов на 4 категории:</p>
<p>· Документ постоянного хранения, который подлежит полной технической обработке (подшивка в твёрдую обложку, нумерация листов графитным карандашом, составление заверителей и оформление обложек). Данная категория документов и дел включается в опись дел постоянного хранения, которые после определённого времени документы и дела передаются на государственное хранение.</p>
<p>· Документы по личному составу (долговременные - свыше 10 лет хранения) - также подвергаются полной технической обработке и включаются в опись дел по личному составу. Дела по данной описи хранятся в организации до истечения срока (75 лет). В случае реорганизации документы передаются правопреемнику. Если произошла ликвидация без правопреемника, то документы передаются в государственный архив.</p>
<p>· Документы до 10 лет - могут не подвергаться технической обработке и хранятся в архиве организации до истечения срока.</p>
<p>· Документы с истекшими сроками хранения, утратившие или не имеющие научно-историческую и практическую значимость, включаются в акт об уничтожении и подлежат обязательному уничтожению.</p>
<p>Списки источников комплектования - это перечень организаций, учреждений и предприятий, которые определены в качестве источников комплектования ГАСО.</p>
<p>Источники в списке распределяются по отраслевому принципу в соответствии с российским кодификатором.</p>
<p>В первый раздел включены органы представительной и исполнительной власти, а далее:</p>
<p>1. финансы и кредиты</p>
<p>4. система внутренних дел</p>
<p>5. система судебной власти</p>
<p>Общественные организации относятся к профилю деятельности ГАНИСО (государственный архив новейшей истории саратовской области).</p>
<p>Организации и источники комплектования распределяются по форме приёма документов. Таких форм три:</p>
<p>1. полный приём документов постоянного хранения</p>
<p>3 видовой приём документов</p>
<p>Кроме того, в списках источников комплектования указывается наличие документов на других основах (фотодокументы, фонодокументы, аудиодокументы, спецдокументы, а именно НТД - научно-техническая документация).</p>
<p>Положения, в которых рассматриваются все аспекты деятельности, права и обязанности, ответственность, цели и задачи.</p>
<p>Ведомственные архивы, равно как и государственные строят свою деятельность в соответствии с законами РФ и законами регионов в области архивного дела и работают на основании нормативно-методических пособий, разработанных Росархивом и ВНИИДАД (всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела), а также руководствуются распорядительными документами уполномоченного органа в области архивного дела субъектов федерации.</p>
<p>Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующийся в делопроизводстве с указанием сроков хранения и статей по перечню.</p>
<p>Номенклатура является классификатором документов и используется при регистрации документов, при формировании документов в дела, при оформлении обложек, при экспертизе ценностей.</p>
<p>Существует три вида номенклатур:</p>
<p>Типовые - разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учреждений однотипных с одинаковыми функциями, штатами, целями и задачами. Они обязательны для исполнения.</p>
<p>Примерные - разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учреждений одной системы с похожими функциями и задачами. Она носит рекомендационный характер и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.</p>
<p>Конкретные - разрабатывается каждой организацией в 4-ом квартале предшествующего года, согласовывается с уполномоченным органом в области архивного дела (ЭПК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января.</p>
<p>При этом если номенклатура внедряется впервые, то она вводится в действие приказом руководителя.</p>
<p>Номенклатура пересоставляется раз в 5 лет, если в структуре организации, в её функциях и задачах не было изменений.</p>
<p>Если изменения были, то номенклатура дорабатывается, пересоставляется и вновь представляется на согласование в уполномоченный орган.</p>
<p>Фонд личного происхождения - это фонд, который человек может набирать и систематически пополнять в период своей жизни, который может иметь научно-историческую или практическую ценность и который хранится вечно.</p>
<p>Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области» является предведомственным управлению по делам архивов Правительства Саратовской об